ARGO ManagerAdeguata verifica: cosa chiedere ai clienti.
L'adeguata verifica è uno degli adempimenti più ripetitivi dello studio: stessi dati, stessi documenti, per decine di clienti, da tenere aggiornati negli anni. Ecco cosa raccogliere e come organizzarla senza rincorrere nessuno.
L'obbligo, in breve
Il D.Lgs. 231/2007 chiede ai professionisti di conoscere il proprio cliente prima di svolgere la prestazione e di continuare a farlo per tutta la durata del rapporto, con un approccio basato sul rischio: misure semplificate per i profili a basso rischio, rafforzate per quelli ad alto rischio.
Per i commercialisti, le Regole tecniche del Consiglio Nazionale sono vincolanti e dicono come farlo in pratica. L'aggiornamento di gennaio 2025 ha ampliato le prestazioni considerate a rischio non significativo e ha semplificato gli obblighi di conservazione.
Le quattro attività dell'adeguata verifica
- Identificare il cliente e, se presente, l'esecutore che agisce per suo conto, con un documento d'identità valido.
- Identificare il titolare effettivo: la persona fisica che, in ultima istanza, possiede o controlla il cliente, o per conto della quale è svolta la prestazione.
- Capire lo scopo e la natura del rapporto o della prestazione.
- Esercitare un controllo costante nel tempo, con una frequenza proporzionata al rischio.
Cosa raccogliere: la checklist
- Dati anagrafici del cliente e, per le società, la visura aggiornata.
- Documento d'identità del cliente o del legale rappresentante, con la sua scadenza.
- Dati del titolare effettivo, con il criterio con cui è stato individuato.
- Dati dell'eventuale esecutore e dei suoi poteri.
- Scopo e natura della prestazione richiesta.
- Informazioni utili al profilo di rischio: attività svolta, area geografica, eventuale qualifica di persona politicamente esposta.
- Una dichiarazione del cliente sulla veridicità dei dati forniti, firmata.
Quando va aggiornata
L'adeguata verifica non si fa una volta sola. Va rivista quando cambia qualcosa di rilevante (un nuovo socio, un nuovo amministratore, un'attività diversa) e periodicamente, con una frequenza che dipende dal rischio del cliente.
Nella pratica, il segnale più frequente è il più banale: un documento d'identità che scade. Se lo studio sa in anticipo quali documenti stanno per scadere, l'aggiornamento diventa una routine invece di un'emergenza.
Conservazione
Documenti, dati e informazioni raccolti vanno conservati in modo ordinato e recuperabile. Il D.Lgs. 231/2007 (art. 31, comma 3) prevede la conservazione per 10 anni dalla cessazione del rapporto continuativo, della prestazione professionale o dall'esecuzione dell'operazione occasionale: il termine parte dalla fine del rapporto, non dalla data del documento. Le Regole tecniche 2025 hanno semplificato le modalità per gli studi.
Conservare bene significa poter rispondere in pochi minuti a una domanda semplice: quando avete verificato questo cliente, con quali documenti, e chi lo ha fatto?
Gli errori più comuni
- Documenti scaduti rimasti nel fascicolo senza che nessuno se ne accorga.
- Titolare effettivo mancante o indicato senza spiegare come è stato individuato.
- Verifica mai aggiornata dal primo incarico, anche dopo cambi societari.
- Dati sparsi tra email, cartelle condivise e fogli Excel, impossibili da ricostruire in caso di controllo.
Un flusso digitale, passo per passo
- Preparate il modello una volta, con le voci della checklist: dati da compilare, documento da caricare, dichiarazione da firmare.
- Inviatelo a tutti i clienti che servono in una sola volta, ognuno con la sua scadenza.
- Il cliente risponde dal telefono: compila i dati, carica il documento e firma con un codice ricevuto via SMS.
- Lo studio verifica ciò che è arrivato, e i solleciti partono da soli per chi non ha risposto.
- Il fascicolo si archivia nella cartella del cliente, con il documento generato dai dati raccolti.
- La scadenza si controlla da sola: prima che il documento scada, parte la richiesta di rinnovo.