Come calcolare quanto rende ogni cliente.

Perché i margini calano senza che ce ne si accorga

Nella maggior parte degli studi il compenso di un cliente viene fissato all'inizio del rapporto e poi resta quasi uguale per anni. Nel frattempo il cliente cresce, apre una nuova sede, assume, chiede più consulenze "al volo". Le ore aumentano, il compenso no.

Il risultato si vede solo a fine anno, nel conto economico dello studio, quando ormai non si sa più quale cliente ha assorbito le ore.

La formula

Servono tre ingredienti: quanto incassate dal cliente, quante ore gli dedicate e quanto costa un'ora di lavoro dello studio. Il primo lo avete già; gli altri due vanno costruiti.

1. Il costo orario di chi lavora

Per ogni collaboratore: costo aziendale annuo diviso le ore effettivamente disponibili per lavorare.

• Costo aziendale annuo: retribuzione, contributi, TFR e benefit.
• Ore disponibili: le ore contrattuali meno ferie, permessi, formazione e riunioni interne.

Esempio: un collaboratore costa 42.000 € l'anno e ha circa 1.600 ore disponibili. Il suo costo orario diretto è di 26,25 €.

2. I costi di struttura

Affitto, software, utenze, segreteria: costi che non dipendono da un singolo cliente ma vanno coperti da tutti. Per ripartirli ci sono tre criteri comuni:

1. Per ore fatturabili: chi assorbe più ore paga di più. È il criterio più equo nella maggior parte degli studi.
2. Per fatturato: chi paga di più copre di più.
3. In parti uguali per cliente: semplice, ma penalizza i clienti piccoli.

Esempio: 60.000 € di costi di struttura e 6.000 ore fatturabili nell'anno fanno 10 € per ora. Il costo pieno di un'ora diventa quindi 26,25 + 10 = 36,25 €.

3. L'esempio: due clienti, stesso compenso

Due clienti inventati, entrambi con un compenso annuo di 4.800 €.

• Lumen Design S.r.l.: 80 ore nell'anno. Costo: 80 × 36,25 = 2.900 €. Margine: 1.900 €, circa il 40%.
• Ristorante La Pergola S.r.l.: 150 ore nell'anno. Costo: 150 × 36,25 = 5.437,50 €. Margine: −637,50 €.

Stesso compenso, stesso servizio sulla carta. Ma il secondo cliente costa allo studio più di quanto paga, e senza le ore registrate nessuno se ne sarebbe accorto.

Due numeri da guardare insieme

Saturazione

Ore lavorate su ore disponibili, per ogni collaboratore. Un team troppo saturo lavora male e lascia indietro le scadenze; un team poco saturo è un costo fisso che non produce.

Realization rate

Quanto del valore del lavoro, calcolato a listino, viene davvero fatturato. Se il listino dello studio è 60 € l'ora, le 150 ore del ristorante valgono 9.000 €, ma ne fatturate 4.800: il realizzo è del 53%.

Cosa fare con un cliente sotto margine

• Ritariffare, con i numeri alla mano: le ore registrate sono l'argomento più convincente.
• Rivedere il mandato: cosa è incluso nel compenso e cosa no.
• Fatturare le attività extra fuori dal perimetro concordato.
• Cambiare il modo di lavorare: documenti che arrivano in ordine e richieste con i solleciti fanno risparmiare ore senza toccare il prezzo.

Farlo senza Excel

Il calcolo è semplice; il problema è avere i dati. Servono le ore di ogni collaboratore per ogni cliente, i compensi, i costi aggiornati. Se le ore si registrano già sulle attività di ogni giorno, il margine per cliente si aggiorna da solo, e ogni cliente sotto soglia salta all'occhio prima che passi un altro anno.